Como organizar uma empresa

Qualquer empresa, desde a menorzinha até a maior, precisa de organização. Isto é fundamental para o bom funcionamento e – consequentemente – para o sucesso da empresa.

É muito comum um empresário pequeno pensar que “nem é tão importante assim” organizar. Vai daí que a bagunça vai aumentando, aumentando, até que um dia… sobra somente a bagunça. A empresa já se foi faz tempo. É verdade. Bagunça não só dá prejuizo, como acaba com a empresa.

É aquela montoeira de papéis para todos os lados, mercadoria misturada com material de limpeza e sabe-se lá mais o que, coisas que ninguém sabe onde estão, coisas que ninguém sabe por que estão por ali, pertences pessoais aqui e acolá… bagunça.

Uma empresa que é assim por dentro, fatalmente vai passar isso para fora. Não resta a menor dúvida.

Quando se deve começar a organizar uma empresa?

Se sua empresa já tem dois dias, você está dois dias atrasado. A hora de começar a organizar é desde a abertura. Para dizer a verdade, antes da abertura. Assim, quando chegar a primeira mercadoria, haverá um lugar apropriado para estocagem. Quando chegar a primeira conta (uuuuiiiii…),  haverá uma pasta apropriada. E quando entrar o primeiro pedido (oba!!!)…. É isso. Organizar e organizar.

Mas se você não fez isto, nem tudo está perdido. É possível acabar com a bagunça sim. Só que vai ser um pouco mais trabalhoso.

Porém, o mais importante não é fazer aquele mutirão no final de semana para organizar tudo. Muito mais importante é criar um sistema e uma mentalidade para manter as coisas organizadas.

Eu já vi empresas em que papéis tão diferentes como notas fiscais e pedidos são “entuchados” numa mesma pasta. Ou pior… são amontoados junto com contas pagas, duplicatas e assim vai se montando a bagunça.

Eu não tenho a mínima idéia de como é a sua empresa. Ou de como vai ser, no caso de estar pensando em montar uma empresa. Por isso, fica difícil dizer: “faça isto ou aquilo”. Mas posso dizer use o bom senso e pense nas coisas ao contrário.

Saiba como organizar a empresa

Por exemplo: você precisa de uma nota fiscal de uma mercadoria que foi entregue há um mês atrás. Se ela estiver rolando por aí, numa das trezentas pilhas de papel existentes no escritório, vai ser “um pouco difícil” de achar.

Porém, se estiver na “pasta número 15″, que é onde se guarda as notas fiscais do fornecedor número 15… vai ser mais fácil, concorda? Ah… e como você vai saber que aquela nota está na pasta número 15? Fácil. Você não pode memorizar tudo, é claro. Confiar na memória é suicídio. Então, você vai ter uma relação numérica e outra alfabética das pastas em seu computador. E impressa também. Basta então consultar a relação alfabética, localizar o nome da empresa e ir diretamente à pasta correta, onde estará lá, sorrindo para você, a nota fiscal que você ia gastar dois dias procurando. Ah… e não ia achar, porque havia uma goteira em cima daquela pilha de papéis e foi tudo pra caixa-prego.

Pense ao contrário. Imagine-se em cada situação e – com certeza – achará a solução para organizar cada setor da empresa. E seja feliz. E próspero. Organização ajuda a trazer estas duas coisas.

ATENÇÃO: CONSULTAS NÃO SERÃO MAIS RESPONDIDAS NO SETOR DE COMENTÁRIOS, DEVIDO EXCLUSIVAMENTE À FALTA DE TEMPO. OBRIGADO POR COMPREENDER.

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